Working Hours Monday - Friday 08:00-18:30

Privacy and security policy

Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

Buser Enerji Dış Ticaret Limited Şirketi Kanun’un öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirmektedir.

Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri sahibi”) erişimine sunulmaktadır.

Buser Enerji Dış Ticaret Limited Şirketi (“[ŞİRKET-BUSER]”) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) olarak anılacaktır.

1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, BUSER’in;
  • Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri,
  • Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu),
  • Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,
  • İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,
  • Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri,
  • Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,
  • Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlar ile gerçekleştirilen kişisel veri paylaşımı,
  • Kişisel verilerin saklanma süreleri,
  • Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini ayrıntılı olarak belirtmektedir.

a. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

BUSER’in kişisel verileri veri sahibi ilgili kişilerin kendi verdiği bilgiler, web siteleri, sosyal medya hesapları, e-posta, posta, çerezler, fax, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, KVK Kanununda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

b. Veri Sahibi Kategorizasyonu

BUSER, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir.

  • i. Çalışan,
  • ii. İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi

c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

No

Veri Sahibi

Veri Kategorisi

Veri Türleri

1.

Çalışan

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali,

İletişim Bilgisi

Adres (ev/iş), E-posta, Telefon / Cep Telefonu

Finansal Bilgi

Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri

 

Özlük ve Meslek Bilgisi

Emeklilik Bilgisi, Sigorta Bilgisi, Öğrenim Durumu, Mezuniyet Bilgisi, Bağlı Bulunduğu Organizasyon

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

Resmi Tutanaklar (Polis vb.), Vekaletname

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Sabıka Kaydı, Hastane Raporları

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri

Ad-Soyad, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu

2

Çalışan Yakını

Kimlik Bilgisi

Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Pasaport Numarası, Ehliyet Bilgileri

3.

 

 

İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi

İletişim Bilgisi

Adres (ev), E-posta, Telefon / Cep Telefonu

Finansal Bilgi

Gelir Bilgisi

Özlük ve Meslek Bilgisi

Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, Cinsiyet, Bağlı Bulunduğu Kurum, Mezuniyet Bilgisi

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

İmza Sirküleri, Faaliyet Bilgisi, Vekaletname

Diğer

Araç Plakası, CCTV, Fotoğraf



d. Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı

Kişisel veriler, BUSER tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;
  • Çalışanlar için iş akdi/mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
  • İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatına Uyum Sağlanması
  • Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi
  • İş Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
  • Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
  • İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • Lojistik Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası
  • Şirket Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi
  • Şirket Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Şirket Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
  • Ürün ve/veya Hizmetlerin Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Satış Sonrası Destek Hizmetleri Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi
  • Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi
  • Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Şirket Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini
  • Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
  • Şirket Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini
  • Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin

e. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

BUSER, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır.

BUSER işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

Anti-Virüs

BUSER’in bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm PC ve Sunucularda periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.

Firewall

BUSER sunucularını barındıran Data Center ve Felaket Kurtarma Merkezleri periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır.

Kullanıcı Tanımlamaları ve Need to Know

BUSER çalışanlarının BUSER sistemlerine olan yetkileri sadece iş tanımları ile gerekli olduğu ölçüde sınırlandırılmış olup, herhangi bir yetki ve görev değişikliği söz konusu olması durumunda sistemsel yetkileri de ivedi olarak güncellenmektedir.

Bilgi güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi

BUSER sunucularında ve Firewallarında oluşan olaylar “Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi” sistemine aktarılmaktadır. Bu sistem güvenlik tehdidi oluştuğunda sorumlu personelleri uyarmakta ve ivedi bir şekilde tehdide cevap verilmesi imkânı sağlamaktadır.

BUSER bunlar dışında verinin ve sürecin türüne göre gerekli ve uygun tedbirleri bilgi güvenliği personeli ve hizmet aldığı bilgi güvenliği uzmanları eliyle uygulamaktadır.

BUSER’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, BUSER tarafından işletilen platformlara veya BUSER sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda BUSER bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.

f. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

BUSER kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasında belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere ve yurtdışındaki hissedarına aktarmaktadır.

Bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü tarafın sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. Üçüncü taraflardan alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; veri sahibi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır.

Yukarıda belirttiğimiz yurt içi ve yurt dışı aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanısıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak da korunmaktadır.

No

Veri Sahibi

Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?

1.

Çalışan

Tedarikçi ya da müşteri veya yetkilileriyle iletişim bilgilerinin paylaşılması; Çalışana ödeme yapılması için ilgili banka ile kimlik ve finans bilgilerinin paylaşılması; iş sağlığı güvenliği personeli ile kimlik bilgileri ve sağlık verilerinin paylaşılması, Raporlama ve istatistiki çalışmalar kapsamında çalışan kişisel verilerinin BUSER hissedarları ile paylaşılması; gibi süreçler söz konusudur.

2.

İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi

BUSER ile yapılacak herhangi bir çalışma söz konusu olduğunda kimlik verilerinin iş sahibi ile paylaşılması ve Fiziki ve elektronik iş çözüm ortağı / tedarikçi verilerinin saklanması amacıyla tedarikçiler ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. 



g. Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Resmi Makamlar ile Gerçekleştirilen Kişisel Veri Paylaşımı



No

Veri Sahibi

Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?

1.

Çalışan

SGK ve Gelir İdaresi mevzuatları uyarınca çalışan kişisel verilerinin SGK ve diğer ilgili kurumlar ile paylaşılması; iş kapsamında gerçekleştirilen hukuka aykırı durumların savcılık gibi ilgili resmî kurumlara bildirilmesi ve Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.

3.

İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi

İş Çözüm Ortağı / Tedarikçiler ile gerçekleştirilen ilişkiler kapsamında açılan cari kartların Ticaret Sicil Müdürlükleri ve noter ile paylaşılması; Muhasebe tarafından yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili kamu kurumları ve noterler ile kişisel verilerin paylaşılması; Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması; ve Mevcut ticari ilişkiden kaynaklı ödeme yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi amacıyla finansal verilerin banka ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.



h. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

BUSER işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikasında bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:



Veri Tipi

Saklama Süresi

Hukuki Dayanağı

Çalışanlara İlişkin Kişisel Veriler

Hukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl; 6563 Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca 3 yıl

6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun,

İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler

Hukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl

6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun

Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar

10 yıl

6098 Sayılı Kanun



j. Veri Sahiplerinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri

Veri sahiplerinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir:
(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
(6) KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
(7) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(8) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(9) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; BUSER merkez ofisinden veya https://www.buserproject.com/ web sitesinden erişebileceğiniz “İletişim Formu”, ve BUSER resmi e-mail adresi kvkk@buserproject.com ve resmi telefon hattı olan +90 212 256 93 90 numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.